Déclaration de confidentialité

ETRAMO SPRL, établie à 2110 WIJNEGEM, Vosveld 20, enregistrée sous le numéro d'entreprise 0417.212.044 (« nous »/« notre »), est responsable du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de ses activités.

La présente déclaration de confidentialité a pour but de vous informer des données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet, des raisons pour lesquelles nous traitons et partageons ces données, de la durée de conservation de celles-ci et des modalités d'exercice de vos droits relatifs à ces données.

Données à caractère personnel collectées et traitées

Nous collectons et utilisons uniquement vos données à caractère personnel qui sont nécessaires dans le cadre de nos activités.

Nous traitons dans ce cadre différentes catégories de données à caractère personnel, en ce compris :

• données d'identification (p. ex. nom, adresse IP, coordonnées) ;
• informations relatives à l'emploi (p. ex. emploi/fonction, nom de l'employeur) ;
• noms d'utilisateur, mots de passe et autres données de connexion (portail clients etramo.be) ;
• informations financières (p. ex. coordonnées bancaires, données que nous recevons de l'assureur-crédit) ;
• données relatives à vos contrats conclus avec nous et à votre utilisation de nos produits et services (p. ex. historique des commandes, offres, paiements ou défauts de paiement, réclamations, etc.) ;
• données relatives à vos interactions avec nous via notre site web, via des réunions/entretiens téléphoniques, par e-mail, etc.
• Les données à caractère personnel que nous utilisons à votre propos sont généralement collectées directement auprès de vous ou obtenues d'une des sources suivantes :
  • nos clients professionnels et prestataires de services (p. ex. assureur-crédit) ;
  • publications/bases de données rendues accessibles par des autorités officielles (p. ex. Moniteur belge) ;
  • sites web/pages de réseaux sociaux contenant des informations que vous avez vous-même rendues publiques ;
• tiers (p. ex. marchands d'adresses).

Dans certains cas, nous utilisons donc aussi des informations à votre propos, même si vous n'avez aucun lien direct avec nous, par exemple si un client (p. ex. votre employeur), un prestataire de services ou un partenaire commercial nous fournit des informations vous concernant en votre qualité de représentant (légal), actionnaire, membre du personnel, etc.

Finalité et base juridique du traitement des données à caractère personnel

Nous traitons vos données à caractère personnel :

• à des fins de conclusion et d'exécution de contrats et pour vous fournir dans ce cadre des informations sur nos produits et services, vous aider et répondre à vos questions, évaluer si nous pouvons vous proposer un produit ou un service et à quelles conditions, et pour vous fournir des produits ou services ou en fournir à nos clients professionnels pour qui vous travaillez, par exemple ;
• sur la base de notre intérêt légitime à déployer nos activités en toute liberté et d'une manière efficace, à améliorer nos produits et services et à défendre nos droits, en ce compris la preuve de transactions, la gestion de l'infrastructure TIC et la sécurisation des TIC, et l'organisation de campagnes marketing (par e-mail) pour nos produits et services susceptibles de vous intéresser.

Conséquences de la non-fourniture des données à caractère personnel

Nous vous informerons au préalable des cas dans lesquels vous êtes obligé de fournir des données à caractère personnel qui devront ensuite être traitées :

• en vertu d'une obligation légale ou contractuelle et/ou ;
• parce que cette fourniture conditionne la conclusion d'un contrat.

Dans ce cas, vous serez également informé des conséquences liées à votre éventuel refus de fournir ces données à caractère personnel. En règle générale, si vous refusez de fournir certaines données à caractère personnel, nous pouvons y lier les conséquences que nous jugeons raisonnables.

Durée de conservation de vos données à caractère personnel

Nous conservons vos données à caractère personnel pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et au respect des lois et règles applicables, ou pendant plus longtemps si c'est nécessaire pour répondre à des actions en justice.

La plupart des données à caractère personnel sont ainsi conservées pendant la durée de l'exécution du contrat et jusqu'à 10 ans suivant la fin de la relation contractuelle.

Destinataires des données à caractère personnel

Afin de réaliser les finalités susmentionnées, nous partageons vos données à caractère personnel avec des tiers.

Il s'agit notamment des destinataires suivants :

• sociétés de transport ;
• banques ;
• assureurs(-crédit) ;
• autres partenaires commerciaux ;
• comptable ;
• autres prestataires de services auxquels nous faisons appel (p. ex. fournisseurs de services TIC, agences de marketing, plateformes de marketing en ligne (par e-mail) comme MailChimp, etc.) ;
• organismes financiers, instances judiciaires et autorités publiques, à leur demande explicite et pour autant que la loi le permette ;
• certaines professions réglementées, comme les avocats et les huissiers de justice.

Transfert de données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen (« EEE »)

Dans certaines circonstances (p. ex. dans le cadre de l'organisation et de la gestion de nos campagnes marketing (par e-mail)), nous faisons appel à des entreprises établies en dehors de l'EEE.

En cas de transfert international vers un pays situé en dehors de l'EEE que la Commission européenne a reconnu comme un pays offrant un niveau adéquat de protection des données, vos données à caractère personnel sont transférées sur cette base.

Pour les transferts vers des pays situés en dehors de l'EEE qui ne sont pas reconnus par la Commission européenne comme des pays offrant un niveau adéquat de protection des données, nous mettrons en 'œuvre une des garanties suivantes pour veiller à la protection de vos données à caractère personnel :

• clauses types de protection des données telles qu'approuvées par la Commission européenne ;
• règles d'entreprise contraignantes.

Pour recevoir une copie de ces garanties ou savoir où vous pouvez les retrouver, vous pouvez nous adresser une demande écrite via les coordonnées figurant dans la présente déclaration de confidentialité.

Vos droits et les modalités d'exercice

En vertu du RGPD, vous avez, compte tenu des finalités susmentionnées, les droits suivants :

• droit d'accès, c'est-à-dire le droit d'obtenir des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel et une copie de ces données à caractère personnel ;
• droit de rectification, c'est-à-dire le droit d'obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes ou que les données incomplètes soient complétées ;
• droit à l'effacement, c'est-à-dire le droit de nous demander d'effacer vos données à caractère personnel dans un nombre limité de cas ;
• droit à la limitation du traitement,, c'est-à-dire le droit de nous demander de cesser temporairement le traitement de vos données à caractère personnel ;
• droit d'opposition, c'est-à-dire le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation particulière, et dans tous les cas, le droit absolu de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection ;
• droit à la portabilité des données, c'est-à-dire le droit, pour autant que légalement applicable, de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies ou, lorsque cela est techniquement possible, d'obtenir qu'elles soient transmises à un tiers.

Pour exercer les droits susmentionnés, veuillez nous adresser une demande par :

• lettre à l'adresse ETRAMO SPRL, Vosveld 20, 2110 WIJNEGEM ;
• e-mail à l'adresse privacy@etramo.com.

Questions ou réclamations

En cas de questions ou de remarques, vous pouvez nous joindre via les coordonnées figurant dans la présente déclaration de confidentialité.

Il se peut que, malgré notre approche consciencieuse, vous ayez une réclamation concernant la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel et/ou dont nous gérons vos droits. Dans ce cas, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle.

En Belgique, l'Autorité de protection des données est l'autorité de contrôle dans le domaine du traitement des données à caractère personnel. Vous trouverez les coordonnées de l'Autorité de protection des données sur le site www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Modifications

La présente déclaration de confidentialité a été rédigée le 15 avril 2019.

Nous nous réservons le droit d'y apporter des modifications.

Nous vous invitons dès lors à toujours consulter la dernière version de la présente déclaration de confidentialité disponible en ligne. Nous vous tiendrons informé des modifications importantes par e-mail ou via notre site web.